Hogyan tárolok iratokat?

Nagyon sokszor találkozom azzal, hogy “Á, ne őrizgesd az iratokat! Kifizetted? Dobd ki!” Bevallom borsódzik ilyenkor a hátamon a szőr…

Tőlem soha nem fogsz ilyet hallani, mert szerintem tilos ezt csinálni!

Az iratoknak többféle típusa van.

1. ami egész életünkben kell,
2. ami hosszú távon kell,
3. ami érzelmi töltetett hordoz,
4. amit középtávra őrizünk.
5. (ami kidobandó.)

Az 5. pontot azért tettem zárójelbe, mert az irataink között nincs ilyen!

Középtávra őrizzük a számlákat, nyugtákat és az ezekhez tartozó jótállásokat. Én minden évet külön szoktam tárolni, és az adott évben egy dossziéban tartom, majd archiválom: lehet egy nagy borítékban, amit egy-egy alkalommal küldenek az embernek, illetve azokban a dobozokban tárolom, amiben a papírt szoktuk megvenni. Így mikor meg lehet semmisíteni, egyben meg tudom csinálni; A jótállásokat abban az évben szoktam archiválni, mikor lejárnak, míg aktívak, addig a dossziéban tartom – kéznél legyenek, ha szükséges. Ebbe a körbe tartoznak az igazolványok, útlevelek, jogosítványok és bérletek – azonban lejártukkor általában a szervezetek visszaveszik ezeket.

Az érzelmi töltetett hordozó iratok az igazolványok, bérletek, stb. Ezeknek én egy közepes méretű dobozt tartok, már 30 éves és elférnek benne. Ezek személyes tárgyaim, olykor előveszem őket, felelevenítem az emlékeimet. Az utódom, majd gondoskodik róluk, ha meghaltam. Azonban ennél többet nem szabad megtartani szerintem sem!

Ami hosszú távon kell. Ezek az értékeink papírjai. Ezeknek az értékek tartásának idején kell a birtokunkban lenniük. Lehetnek dematerializáltak is, ebben az esetben a hozzájutásukhoz szükséges papíroknak kell a helyükön lenniük (ez a hagyatékunk!) Ha már nincs a birtokunkban, ne tartsuk meg – berakhatjuk az adott év megsemmisítendő archív iratai közé, esetleg eltehetjük egy “volt ilyen is” dobozba. Ide tartoznak az adóbevallások, a tb, nyugdíjbefizetési igazolások is. Ha nyugdíjba vonulunk, illetve az adóellenőrzés határideje letelik, ezektől megszabadulhatunk. Addig érdemes megtartani ezeket az iratokat. 40-50 évnyi bevallás. Gyakorlatilag elférnek egy 7 cm vastag dossziéban lefűzve és nagyban megkönnyíti a nyugdíjunk kiszabásának folyamatát. Utána okafogyottá válnak – kivéve, ha még van adózott jövedelmünk. Az SZJA bevallásokat egyébként a beadást követő 5. év december 31-ig kell megőrizni. Vagyis a 2021-est, amit májusban adtunk be, 2027.12.31-ig. Elvileg. Mivel azonban a tb igazolások is ehhez szoktak lefűződve lenni, azt ajánlom, ne dobd ki, tényleg tartsd meg a nyugdíjazásodig. A nyugdíj előtti 5 évtől pedig már alkalmazhatod a megőrzési határidőket.

Amit egész életünkben kell őrizgetni az a vagyonunkról szóló összes irat: ezzel tudjuk majd az örököseink életét megkönnyíteni. Írj végakaratot! A kézzel írt végakarathoz nem kellenek tanúk, míg a nyomtatott verzióhoz szükséges kettő, de még inkább ügyvéd, vagy leginkább közjegyző. A papírok segítenek abban is, hogy ne felejtkezz meg vagyontárgyakról. (Minden évben van olyan eset, hogy egyes képviselők nem tudják, milyük van, kihagynak ezt-azt, stb. Ez amiatt van, hogy nem tartják számon az értékeiket. Attól tartok, nincsenek egyedül!) Én ide sorolom a bizonyítványaimat, okleveleimet, más tudásomat igazoló irataimat is. Valamint az egészségügyi irataim is. Ezeket biztonságosan, menekíthetően, védetten és akár másolatokban (pl. felhőben) is tároljuk. A férjem, a testvérem és az anyám tájékoztatva van ezek helyéről, ne okozzon gondot, ha valami történne.

Szóval nekem van egy futó éves dossziém, 9-10 irattartó dobozom (a padláson tartom), valamint egy “nyugdíjas” dossziém (az értékpapírokkal együtt), egy egészségügyi dossziém és egy bizonyítványos irattartóm. Tudom, nem épp konmarizott, de minden iratom megvan ahhoz, hogy ne jöjjek zavarba, és halálom esetén az örökösöm sem.

Talán már elkezdtétek a gyerek iskolai holmijának szortírozását a múlt heti posztom alapján. Neki alapvetően középtávú, hosszútávú és érzelmi kötődésű iratai vannak, nyilván lehetnek értékpapírjai is és orvosi iratai is. Az én lányomnak egy kisebb dossziéban elfér minden hivatalos papírja, de egyelőre eltesszük a füzeteit, fontos rajzait is. (Tankönyvei nincsenek, de ezeket is irattároznám.) Ezeket akkor érdemes továbbadandónak, kidobandónak minősíteni, ha már eldöntötte, milyen pályára lép és ahhoz, valamint hobbihoz, érdeklődési témához nincs rá szükség. Megszámlálhatatlanul sokszor bántam már meg, hogy kidobtam az irodalom szöveggyűjteményeimet, a történelem- és földrajz atlaszomat (és hogy nem vettem újabbat, mikor a nagy változások voltak az elmúlt 30 évben…) Persze, ma már sok dolog egyszerűbb, de… Van egy de…